Технология делопроизводства и управление документами в условиях цифровизации
Технология делопроизводства и управление документами в условиях цифровизации
Технология делопроизводства и управление документами в условиях цифровизации
Технология делопроизводства и управление документами в условиях цифровизации
Семинар посвящен вопросам делопроизводства и управления документами в современных условиях. В ходе мероприятия рассматриваются организационные и технологические аспекты развития этих областей, включая создание, хранение и использование документов в различных статусах, таких как электронные оригиналы, копии и дубликаты. Особое внимание уделяется переходу на цифровые технологии, что позволяет повысить эффективность работы с документами, облегчить доступ к необходимой информации и снизить затраты на бумажное делопроизводство.
Участники семинара получат знания о современных инструментах и методиках, позволяющих оптимизировать делопроизводственные процессы и улучшить документационное обеспечение управления. Это особенно актуально в условиях стремительного развития цифровых технологий и увеличения объема электронных документов в организации, что требует адаптации существующих подходов к их созданию и хранению.
Семинар посвящен вопросам делопроизводства и управления документами в современных условиях. В ходе мероприятия рассматриваются организационные и технологические аспекты развития этих областей, включая создание, хранение и использование документов в различных статусах, таких как электронные оригиналы, копии и дубликаты. Особое внимание уделяется переходу на цифровые технологии, что позволяет повысить эффективность работы с документами, облегчить доступ к необходимой информации и снизить затраты на бумажное делопроизводство.
Участники семинара получат знания о современных инструментах и методиках, позволяющих оптимизировать делопроизводственные процессы и улучшить документационное обеспечение управления. Это особенно актуально в условиях стремительного развития цифровых технологий и увеличения объема электронных документов в организации, что требует адаптации существующих подходов к их созданию и хранению.
спикер
Иритикова Вера Степановна
Эксперт АНО «Национальное агентство развития квалификаций», эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников, приглашенный лектор Высшей школы государственного управления РАНХиГС при Президенте Российской Федерации.
Программа семинара:
- Основные делопроизводственные операции. Регламентация технологии делопроизводства в нормативных правовых и локальных нормативных актах. Опыт лучших практик.
- Информационная система – инструмент реализации основных делопроизводственных операций. Системно-функциональные требования к информационным (документным) системам. Развитие функциональности систем электронного документооборота – от «движка» и маршрутизатора к инструменту создания и идентификации электронного документа в статусе оригинала.
- Управление документами – новая управленческая функция в статусе одной из общих функций управления организацией. Система управления документами как организационная система. Принципы построения, ответственность руководства и опыт лучших практик. Служба делопроизводства — инфраструктурное подразделение в организационной системе управления документами.
- Разработка, ведение и актуализация политики управления документами.
- Национальные стандарты ГОСТ Р ИСО на системы управления документами. Профессиональные стандарты для специалистов в области управления документами.
2. Создание и хранение документов в статусе электронных оригиналов, копий и дубликатов.
- Проблема аутентичности электронных документов, принадлежащих к различным системам документации. Свойства электронного документа, принадлежащего к системе организационно-распорядительной документации.
- Типовой формуляр и электронная модель документа. Реквизиты, атрибуты и метаданные электронного документа. Структура электронного документа, разметка, имена и значения метаданных электронного документа. Метаданные об управлении документом, технические метаданные документа.
- Выбор формы представления документа в зависимости от срока его хранения. Бумажный оригинал, электронный дубликат, электронная копия. Проблема визуализации и удостоверения электронного документа.
- Файловое и реестровое хранение электронных документов. Доверенная среда, электронные подписи, юридическая значимость электронного документа.
Практикум: по созданию системы метаданных распорядительного (приказ) и справочно-информационного документов (служебная записка) в целях регламентации документирования.
3. Цифровизация основных делопроизводственных операций. Основные классификаторы, поддерживающие технологию делопроизводства, и их реализация в информационной системе.
- Классические и новые технологические классификаторы в делопроизводстве. Алгоритмы разработки классификаторов. Классификаторы в информационной (документной) системе (СЭД).
- Формирование документопотоков, обеспечение предварительного рассмотрения документов, классификаторы для контрольной работы и управления рисками.
- Номенклатура дел как многофункциональный документ и один из базовых классификаторов информационной (документной) системы.
Практикум: по разработке классификатора типовых резолюций, классификатора документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием сроков исполнения.